Membuat, Mengontrol dan Memonitor Proyek dengan Zoho

Kalau sebelumnya sudah pernah menyimak posting soal tool manajemen Zoho untuk persiapan pernikahan, kini mari simak contoh penerapan aplikasi ini untuk kepentingan bisnis.

Ceritanya, sebuah perusahaan survey tengah punya proyek untuk melakukan survey di wilayah-wilayah Indonesia. Para surveyor-nya disebar ke berbagai daerah untuk melakukan survey. Nah, Zoho ini dipakai sebagai sarana untuk melaporkan hasil pekerjaan bagi para surveyor.  Bagi  perusahaan, alat ini bisa dipakai untuk memantau dan memonitor berjalannya proyek survei seperti harapan.

• Pemimpin proyek membuat project baru di http://projects.zoho.com dan klik tombol “add project”.

• Kemudian tambahkan user dengan klik “add users to this project”.

• Tambahkan email para surveyor di sini. Pada user role, pilih employee. Lalu klik add user. Anda bisa tambahkan sebanyak jumlah surveyor.

• Lalu disini isi milestone, misal diisi “survei tahap 1”. Tentukan pula tanggal mulai dan dan tanggal berakhirnya. Klik Add Milestone.

• Kemudian buat task list dan task untuk mencapai milestone itu. klik creating your first task list tersebut. Untuk tahu beda antara “task list” dan “task” baca posting sebelumnya.

• Misal isi task list dengan Persiapan, Aksi, dan Finishing.

• Sehingga menjadi seperti ini misal.

• Tambahkan task pada masing-masing task list untuk rincian tugas-tugas yang harus dikerjakan.

• Sehingga susunan kegiatan menjadi seperti di gambar ini misalnya. Inilah daftar susunan kegiatan yang akan dilakukan oleh pemimpin proyek agar pekerjaan survei tersebut bisa selesai dengan baik.

• Untuk melihat keseluruhan kegiatan tersebut dalam bentuk tabel, klik “dependency view”.

• Sedang untuk melihatnya dalam tampilan lain, bisa klik “Gantt View”.

• Kalau untuk melihat ringkasan laporan tugas tersebut klik “Task Reports”

• Untuk mematangkan rencana tersebut, kemudian dirasa perlu diadakan rapat. Maka dijadwalkan rapat. Pada tab “Meeting” bisa diatur pembuatan meeting dengan mengklik “creating your first meeting”.

• Isi nama rapat, waktu dan tanggal, lokasi, durasi waktu, serta peserta. Klik schedule meeting.

• Maka jadwal itu pun akan muncul di daftar rapat.

• Sedang di Elapsed Meetings menampilkan rapat-rapat yang telah berlalu waktunya.

• Di zoho juga bisa ditambahkan dokumen yang diperlukan untuk menyelesaikan project tersebut. Pada tab “document” bisa diunggah document yang dibutuhkan dengan menekan “uploading your first document”.

• Bisa dengan memilih menguploadnya dari komputer sendiri, atau mengambilnya dari document yang sudah dibuat di Zoho Docs atau Google Docs. Lalu klik “Upload file.

• File yang diupload pun akan tampil. Untuk menambahkan file baru, klik upload new file di bagian kanan.

• Nah, lewat fasilitas pula nantinya semua surveyor nantinya akan mengirimkan laporan surveinya.

• Di zoho, juga terdapat fasilitas chatting dengan member lainnya. Ini bisa dipakai untuk memperlancar komunikasi sehingga proyek yang dikerjakan bisa selesai dengan baik.

• Pada project dashboard akan tercantum aktivitas-aktivitas yang telah dikerjakan. Ini akan memudahkan Anda untuk memastikan proyek yang dikerjakan berjalan seperti harapan.

• Setiap kegiatan tersebut juga akan diberitahukan ke email.

Menggunakan Zoho bisa membuat proyek-proyek yang dikerjakan berjalan lancar. Perusahaan bisa memonitor pelaksanaan proyek dengan baik. Tiap tahapan proyek bisa diketahui sejauh mana perkembangannya. Bagi pekerja di lapangan pun ini akan memudahkan komunikasi untuk melaporkan hasil pekerjaannya.

Posted in: Komputer